Vanliga misstag med personalliggare inom bygg – och hur du undviker dyra avgifter

Att föra en korrekt personalliggare är ett lagkrav på många byggarbetsplatser, men i praktiken är det också ett område där många byggföretag gör misstag. Det kan handla om allt från missade in- och utcheckningar till underentreprenörer som inte registreras korrekt.

Konsekvenserna kan bli kostsamma. Skatteverket genomför löpande kontroller på byggarbetsplatser och brister i personalliggaren kan leda till kontrollavgifter, även om misstagen varit oavsiktliga.

I den här artikeln går vi igenom vilka regler som gäller, de vanligaste misstagen företag gör och hur du kan arbeta smartare för att undvika problem.

Vad lagen säger om personalliggare inom bygg

Reglerna för personalliggare inom bygg regleras i skatteförfarandelagen (2011:1244) och gäller för byggarbetsplatser där verksamheten bedrivs i näringsverksamhet och där projektets totala kostnad överstiger fyra prisbasbelopp.

Syftet med reglerna är att det alltid ska gå att se vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när de arbetar. Därför måste en elektronisk personalliggare föras löpande under hela projektet.

Personalliggaren ska innehålla uppgifter om:

• vilka personer som är verksamma på byggarbetsplatsen
• vilket företag personerna tillhör
• tider för in- och utpassering
• närvaro som registreras löpande varje dag

Byggherren ansvarar för att byggarbetsplatsen anmäls till Skatteverket och att det finns utrustning för elektronisk personalliggare. Samtidigt ansvarar varje entreprenör för att registrera sin egen personal.

Vanliga misstag med personalliggare inom bygg

1. Medarbetare glömmer att checka in eller ut

Det här är ett av de vanligaste problemen på byggarbetsplatser. Någon kommer tidigt på morgonen, börjar arbeta direkt och glömmer att registrera sig. Eller så glömmer man att checka ut när arbetsdagen är slut.

Problemet är att personalliggaren då inte längre speglar verkligheten på arbetsplatsen. Vid ett kontrollbesök jämför Skatteverket vilka som faktiskt befinner sig på plats med uppgifterna i liggaren.

2. Underentreprenörer registreras inte korrekt

På många byggprojekt arbetar flera olika företag samtidigt. Det gör att det lätt uppstår missar kring vem som ansvarar för registreringen.

Det är vanligt att underentreprenörer saknas helt i personalliggaren eller att personer registreras under fel företag. Eftersom varje entreprenör ansvarar för sin egen personal är det viktigt att alla aktörer vet hur registreringen ska gå till redan från projektstart.

3. Personalliggaren uppdateras i efterhand

I vissa projekt registreras närvaro i efterhand istället för direkt när arbetet utförs. Det kan bero på stress, dåliga rutiner eller att systemet upplevs krångligt.

Men reglerna kräver att uppgifterna registreras löpande. Om personalliggaren fylls i flera timmar senare finns risken att uppgifterna inte anses tillförlitliga vid en kontroll.

4. Fel person kopplas till fel företag

När många företag arbetar på samma byggarbetsplats är det lätt att personer registreras under fel entreprenör. Det kan skapa problem både vid kontroll och intern uppföljning.

Skatteverket ska kunna se exakt vilket företag varje person arbetar för. Därför är det viktigt att alla användare och företag är korrekt upplagda i systemet.

5. Det saknas utrustning eller tillgång till personalliggaren

Byggherren ansvarar för att det finns utrustning för elektronisk personalliggare på byggarbetsplatsen. Trots det förekommer det att registreringen inte fungerar i praktiken – till exempel om surfplattan saknas, appen inte används eller personalen inte vet hur systemet fungerar.

Om personalliggaren inte kan visas upp vid kontroll kan det leda till kontrollavgifter även om företaget egentligen försöker följa reglerna.

Vad händer om personalliggaren är felaktig?

Skatteverket genomför både planerade och oanmälda kontroller på byggarbetsplatser. Vid ett kontrollbesök granskar de bland annat:

• vilka personer som befinner sig på arbetsplatsen
• om personalliggaren är uppdaterad
• om personer är korrekt registrerade
• om liggaren kan visas upp direkt

Om personalliggaren saknas eller innehåller brister kan Skatteverket besluta om kontrollavgifter.

En vanlig kontrollavgift är 12 500 kronor för brister i personalliggaren. Utöver det kan ytterligare 2 500 kronor tas ut per person som inte är korrekt registrerad.

Skatteverket tittar inte bara på om en personalliggare finns, utan även på om den faktiskt används korrekt och uppdateras löpande.

Så undviker du vanliga misstag

Många problem med personalliggare handlar egentligen om rutiner och användarvänlighet. Ju enklare det är att registrera närvaro, desto mindre är risken för fel.

Här är några konkreta tips:

• Se till att alla företag och användare läggs in korrekt från start.
• Informera underentreprenörer om hur registreringen fungerar innan arbetet börjar.
• Gör in- och utcheckning till en naturlig del av arbetsdagen.
• Använd en digital lösning som fungerar direkt i mobilen.
• Kontrollera regelbundet att personalliggaren är uppdaterad.
• Säkerställ att uppgifterna snabbt kan visas upp vid kontroll.

“Det viktigaste är att sätta sina rutiner, och att inte glömma att checka ut!”
Nicklas Andersson, Customer Success Manager

Med en digital personalliggare som är enkel att använda blir det lättare att följa lagen, minska administrationen och undvika onödiga kontrollavgifter.

Så kan Bygglet hjälpa dig att undvika vanliga misstag

Många fel i personalliggaren handlar inte om att företag vill göra fel utan om att rutinerna blir svåra att följa i en stressig vardag. När flera entreprenörer arbetar samtidigt och registreringen sker manuellt ökar risken för missade incheckningar, felregistreringar och brister vid kontroll.

Med Bygglets elektroniska personalliggare kan du registrera närvaro direkt i mobilen, hålla koll på vilka som befinner sig på byggarbetsplatsen i realtid och snabbt ta fram rätt uppgifter vid en kontroll från Skatteverket. Systemet är utvecklat för byggbranschen och gör det enklare för både anställda och underentreprenörer att registrera sig korrekt från början.

Läs mer om hur Bygglets personalliggare fungerar här, eller boka en demo och se hur det fungerar i dina projekt.