Så går en kontroll av personalliggare till – steg för steg

Att få besök av Skatteverket på en byggarbetsplats behöver inte vara något dramatiskt – förutsatt att personalliggaren är korrekt och uppdaterad. Men om rutinerna brister kan ett kontrollbesök snabbt leda till onödiga kontrollavgifter. Många byggföretag vet att de måste föra en elektronisk personalliggare, men färre vet hur en kontroll faktiskt går till och vad Skatteverket tittar på när de kommer ut till arbetsplatsen.

I den här artikeln går vi igenom hur ett kontrollbesök går till, vilka uppgifter som kontrolleras och hur du säkerställer att du är förberedd när Skatteverket knackar på.

Vad händer när Skatteverket kommer?

Skatteverket genomför både planerade och oanmälda kontrollbesök på byggarbetsplatser. Syftet är att säkerställa att reglerna om personalliggare följs och att de personer som arbetar på platsen också finns registrerade i liggaren.

Vid ett kontrollbesök identifierar sig Skatteverkets kontrollanter och begär därefter att få ta del av personalliggaren. De kan samtidigt gå runt på byggarbetsplatsen för att kontrollera vilka personer som faktiskt arbetar där vid tidpunkten för besöket. Kontrollen handlar alltså inte bara om att det finns en personalliggare – den ska också spegla verkligheten.

Vad kontrollerar Skatteverket?

Vid en kontroll tittar Skatteverket på flera olika delar:

Vilka personer finns på byggarbetsplatsen?

Den viktigaste kontrollen är att de personer som arbetar på platsen också finns registrerade i personalliggaren. Om någon arbetar på byggarbetsplatsen utan att vara registrerad kan det leda till kontrollavgifter.

Är in- och utcheckningarna korrekta?

Personalliggaren ska visa när varje person har påbörjat och avslutat sitt arbetspass. Uppgifterna ska registreras löpande och inte fyllas i i efterhand. Skatteverket kan därför kontrollera att tiderna är rimliga och att registreringarna motsvarar den faktiska närvaron.

Är uppgifterna fullständiga?

Förutom att rätt personer finns med kontrolleras också att registreringen är komplett. Det innebär bland annat att det ska framgå:

• vem personen är
• vilket företag personen arbetar för
• när personen började sitt arbetspass
• när personen avslutade arbetspasset

Om flera entreprenörer arbetar på samma byggarbetsplats behöver varje företag säkerställa att den egna personalen registreras korrekt.

Vad måste du kunna visa?

När Skatteverket genomför ett kontrollbesök ska personalliggaren kunna visas upp direkt. Det innebär att du behöver ha tillgång till:

• den aktuella personalliggaren
• dagens registreringar
• historik om Skatteverket efterfrågar den
• uppgifter om vilka företag som är verksamma på arbetsplatsen

Använder du en digital personalliggare är det oftast enkelt att visa upp informationen direkt från mobilen, surfplattan eller datorn. Många system erbjuder också möjlighet att exportera uppgifterna i XML-format enligt Skatteverkets riktlinjer, vilket kan underlätta både kontroll och dokumentation.

Vad händer om Skatteverket upptäcker brister?

Alla kontrollbesök leder inte till åtgärder. Om personalliggaren är korrekt förd, uppdaterad och stämmer överens med vilka som arbetar på plats avslutas kontrollen normalt utan några anmärkningar. Om Skatteverket däremot upptäcker brister kan de besluta om kontrollavgifter.

Det kan exempelvis handla om att:

• personalliggaren saknas
• någon inte är registrerad
• registreringen inte är uppdaterad
• personalliggaren inte kan visas upp

En vanlig kontrollavgift är 12 500 kronor för brister i personalliggaren. Därutöver kan ytterligare 2 500 kronor tas ut för varje person som inte är korrekt registrerad. Det är därför viktigt att personalliggaren inte bara finns utan att den också används på rätt sätt varje dag.

Checklista – så är du förberedd inför ett kontrollbesök

Du behöver inte vänta tills Skatteverket kommer för att kontrollera att allt fungerar.

Gå gärna igenom den här checklistan regelbundet:

• Är byggarbetsplatsen anmäld till Skatteverket?
• Är alla anställda och underentreprenörer registrerade?
• Registreras in- och utcheckning löpande varje dag?
• Är alla personer kopplade till rätt företag?
• Kan personalliggaren visas upp direkt från mobilen eller datorn?
• Vet arbetsledare och underentreprenörer hur registreringen fungerar?
• Går det att exportera uppgifterna vid behov?

Genom att arbeta med tydliga rutiner minskar du risken för både felregistreringar och onödiga kontrollavgifter.

Så hjälper Bygglet dig att vara förberedd

När ett kontrollbesök sker är det viktigaste att personalliggaren är korrekt, uppdaterad och lätt att komma åt. Med Bygglets elektroniska personalliggare registrerar anställda och underentreprenörer sin närvaro direkt i mobilen, vilket minskar risken för missade registreringar och felaktiga uppgifter. Dessutom kan personalliggarens tider också automatiskt läggas in som tidsregistrering. 

Eftersom all information samlas digitalt får du en aktuell översikt över vilka som befinner sig på byggarbetsplatsen och kan snabbt visa upp personalliggaren eller exportera uppgifterna enligt Skatteverkets riktlinjer om det behövs.

Läs mer om hur Bygglets elektroniska personalliggare fungerar och hur den hjälper dig att uppfylla Skatteverkets krav. Eller boka en demo för att se hur Bygglet fungerar i praktiken.